策劃、籌備和組織大型會議、活動，是所有企業以及組織經常都會遇到的一項工作，往往具有重要的公關意義和極高的社會關注度。大型活動是一項系統工程，其中，精心的策劃和科學的組織是應重點把握的關鍵環節。

　　精心策劃

　　策劃是為了完成既定目標，解決特定問題，借助科學方法和藝術手段構思、設計、制定工作方案的過程。做好大型活動需考慮如下策劃工作：

　　一是挖掘深刻的文化內涵。企業參與的大型活動除了展示企業形象、倡導模范行為之外，往往還有傳遞思想、互動溝通等深刻的文化內涵。

　　二是搭建豐滿的主題框架。大型活動的主題和內涵確定后，策劃者需要構建合理、可行的活動單元作為主題的表現手段。大型活動在強調活動整體性的同時，必須高度重視不同的活動單元間架結構的合理性及過渡空間的可通過性。

        三是構思新穎的活動創意。獨特的創意往往能深刻表現特定的內涵，越是宏大的內涵越需要通過完整的創意規劃和細膩的創意題材體現出來。當然，銳意創新不等于放任冒險，企業主辦參與的大型活動求新求變的前提是安全、平穩、順利。

　　四是勾勒完美的組織細節。成功的策劃就像是精湛的雕刻，既要注重整體的把握，更要抓住枝葉的塑造。細節所勾畫出的細膩與精致，往往能夠讓人在感受大型活動濃厚氛圍的同時，引導人去關注活動中的細微之處，從而給人留下更加難忘的印象。

　　科學組織

　　組織工作是大型活動的主干，組織越科學，內容越精彩。按進程，大型活動的組織可分為不同階段，各個階段之間互相支撐又共同作用。

        一是充分的可行性研究階段。舉辦大型活動，必須考慮活動是否有必要舉辦、舉辦能否成功、舉辦后能否取得預期效果。要預先對活動能否安全穩妥舉辦并實現預期效果進行詳細的研究，以確保大型活動決策的正確。同時要重視對活動實施后的政治輿論、社會影響、經濟效益的科學預測和效果評估。

　　二是嚴格的審查批準階段。大型活動舉辦前需要取得公安、文化等部門的行政許可。多數情況下，由于需要設置戶外大型廣告、搭建大會展臺及布線等，又涉及市政市容、安全生產、消防等部門的職能，事前要把活動現場的效果圖、平面圖、電路圖等遞交有關部門審查和批準，建設過程中還需要這些部門進行安全檢查等。

　　三是緊湊的進程控制階段。要控制好活動的開幕、閉幕以及各個環節的銜接點這些節點。首先是開幕、閉幕時機選擇要慎重。尤其是黨政機關主辦參與的大型活動項目，由于牽涉面廣、意義重大，必須選擇一個好的時機來舉辦。其次要有完整的項目進程計劃。包括總體計劃、分項計劃和滾動計劃等內容。

        四是周密的組織協調階段。大型活動是復雜的開放型系統，諸多活動板塊和環節會產生不特定的溝通對象，每個對象都要采用相應的方式與之進行有效溝通。既要有召開協調會議形成的書面文件、會議紀要等正式溝通，也要有口頭表達、郵件聯絡、電話、短信等即時溝通，以確保溝通的有效性。

　　五是穩妥的風險控制和應急管理。在某種程度上，活動進程控制得好不好，活動策劃得是否周密，關鍵在于能否通過對活動中發生意外的概率分析，制定完備的應急預案，以防止意外的發生。要牢固樹立“零風險”理念，消除一切可以消除的苗頭和隱患，并制定預防可能風險的工作方案。